Treinamento pronto · Amanda Olivé

Um áudio ou uma gravação de tela vira o treinamento da pessoa nova

Você explica a tarefa uma vez, falando ou mostrando na tela. A IA organiza o passo a passo, monta o checklist e escreve umas perguntinhas para ver se a pessoa aprendeu. Aqui estão os 3 passos, os comandos prontos para copiar e um exemplo completo: a chegada de um analista de projeto.

3 passos 4 comandos prontos 1 exemplo completo 1 modelo de checklist
Passo 1

Grave a tarefa do jeito mais fácil para você

Por áudio

Explique como você explicaria no WhatsApp. Fale o que a pessoa precisa ter em mãos, a ordem das etapas, o que conferir no fim e os erros que já aconteceram.

Por gravação de tela

Peça para quem já faz a tarefa gravar a tela enquanto faz, contando em voz alta o que está fazendo. No Mac, Command + Shift + 5. No Windows 11, a Ferramenta de Captura grava a tela.

Antes de mandar o arquivo, confira se a IA que você usa aceita áudio ou vídeo. Se não aceitar, cole a transcrição: o WhatsApp mostra o texto da mensagem de voz, e muitos gravadores de tela geram a legenda.
Passo 2

Mande para a IA com o comando

Comando 1 · para o áudio
Este áudio explica como fazer [nome da tarefa] na minha empresa. Ele vai virar o treinamento de uma pessoa que acabou de chegar à equipe.
Organize em três partes:
1. O que ter em mãos antes de começar.
2. As etapas na ordem, uma ação por linha, com o nome exato de cada tela, pasta ou sistema que eu citei.
3. O que conferir no fim para saber que a tarefa ficou certa.
Use só o que está no áudio. Se faltar alguma informação para a pessoa conseguir fazer sozinha, liste no fim o que eu preciso completar.
Comando 2 · para a gravação de tela
Este vídeo mostra alguém da equipe fazendo [nome da tarefa] na tela. Ele vai virar o treinamento de quem acabou de chegar.
1. Divida o vídeo em etapas e diga o minuto em que cada uma começa, para a pessoa nova ir direto ao trecho.
2. Escreva o passo a passo de cada etapa, uma ação por linha, com o nome dos botões e das telas que aparecem.
3. Aponte os momentos em que um erro é mais provável e o que conferir ali.
Use só o que aparece no vídeo. Se alguma etapa ficou rápida demais ou sem explicação, me avise.
Passo 3

Checklist e as perguntinhas

Comando 3 · checklist e teste
Com base no passo a passo acima, faça:
1. Um checklist curto para a pessoa marcar enquanto faz a tarefa, com no máximo 10 itens.
2. Cinco perguntas de múltipla escolha para ver se ela aprendeu, cada uma com uma situação real da tarefa.
3. O gabarito separado, explicando em uma frase por que cada resposta está certa.
Para a chegada de alguém novo

O guia da primeira semana de um cargo

Quando a pessoa nova assume uma função inteira, junte os áudios e as gravações das tarefas dela e peça o guia completo.

Comando 4 · guia do cargo
Acabei de contratar uma pessoa para o cargo de [cargo]. Com os áudios e vídeos que eu mandei, monte o guia da primeira semana dela com:
1. Onde ela consulta as informações do trabalho (pastas, planilhas, sistemas).
2. O que ela precisa checar diariamente, em ordem.
3. Pelo que ela é responsável a partir de agora.
4. Os prazos que ela precisa acompanhar.
5. Quando marcar reunião com o cliente.
6. Como responder os emails e as regras de comunicação com o cliente.
7. Um checklist do primeiro dia e cinco perguntas para eu ver, no fim da semana, se ela aprendeu.
Use só o que está nos arquivos. O que faltar, liste para eu completar.
Exemplo com dados fictícios

Guia da primeira semana · Analista de projeto

1. Onde consultar

  • Pasta Projetos 2026, com uma subpasta por cliente: proposta, cronograma e atas.
  • Planilha Prazos, com a data de cada entrega e quem é o responsável.
  • Quadro de tarefas da equipe, atualizado no fim de cada dia.

2. O que checar diariamente

  • Entregas dos próximos 7 dias na planilha Prazos.
  • Emails de cliente sem resposta.
  • Tarefas atrasadas no quadro.

3. Seus projetos

Projeto Loja Aurora e Projeto Clínica Bem Estar.

4. Prazos

Aurora: entrega da fase 1 em 30/10. Bem Estar: apresentação do cronograma em 06/11.

5. Quando marcar reunião com o cliente

  • No início de cada fase.
  • Dois dias antes de cada entrega, para alinhar o que vai ser entregue.
  • Na hora em que um prazo correr risco, antes de ele vencer.

6. Emails e comunicação

  • Responder o cliente no mesmo dia útil, mesmo que seja para dizer quando volta com a resposta.
  • Copiar a coordenação em todo email que fala de prazo ou valor.
  • Tudo o que for combinado em reunião vai por escrito no mesmo dia.

Checklist do primeiro dia

  • Abri a pasta de cada um dos meus projetos.
  • Li a última ata de cada cliente.
  • Conferi as entregas dos próximos 7 dias.
  • Respondi os emails de cliente que estavam abertos.
  • Atualizei o quadro de tarefas.

Duas das perguntas do fim da semana

O cliente pediu uma mudança que empurra a entrega em uma semana. O que você faz primeiro?Marca uma reunião antes do prazo vencer e manda por escrito o novo prazo combinado, com a coordenação em cópia.
Onde você confere o que foi decidido na última reunião com a Loja Aurora?Na ata, dentro da subpasta do cliente na pasta Projetos 2026.

Modelo de checklist em branco

Para a sua equipe preencher
Tarefa: [nome da tarefa]
Quem faz: [cargo]
Quando: [diário, semanal, a cada pedido]

Antes de começar, ter em mãos:
[ ] [documento, acesso ou informação]
[ ] [documento, acesso ou informação]

Etapas:
[ ] 1. [ação]
[ ] 2. [ação]
[ ] 3. [ação]

Conferir no fim:
[ ] [o que mostra que ficou certo]

Se der errado, falar com: [nome]

Antes de usar

Leia o passo a passo antes de entregar. A IA organiza o que você explicou. Se você pulou uma etapa no áudio, ela também vai faltar no texto.
Guarde tudo numa pasta só. Cada tarefa explicada vira um pedaço da memória da sua empresa, e a próxima pessoa que chegar já recebe tudo pronto.
Cuidado com dado sensível. Na gravação de tela, feche senha, dado bancário e informação de cliente que não precisa aparecer.

Aqui eu te ensino a fazer a IA trabalhar por você.

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